С развитием информационных технологий и увеличением скорости доступа в Интернет, компании все больше документов публикуют онлайн, хранят на общих облачных хранилищах, прикрепляют в письмах и заказах.
Битрикс24 выводит работу с документами на новый уровень, интегрируя файловое хранилище с менеджером задач, CRM, чатом и Живой лентой.
Но что же делать, если место на облаке стремительно заканчивается? Как понять, на что же потрачено выделенное пространство и освободить диск?
В последнее время клиенты все чаще задают нам этот вопрос, и мы решили поделиться своим опытом в статье.
Начнем с анализа проблемы. Посмотреть сколько дискового пространства доступно на вашем тарифном плане и сколько уже занято можно в разделе Мой тариф — Мой Битрикс24. Эта страница доступна только пользователям с правами администратора.
Здесь мы видим краткую статистику:
Кстати, вы можете получить дополнительные 5 Гб дискового пространства, использовав наш промокод gc-disk. Промокод действует, только если вы еще ни разу не использовали промокоды на вашем портале.
Если на вашем диске еще много места — можно не беспокоиться и продолжать работу. Если же место заканчивается пора заняться очисткой.
Обратите внимание, что информация о занятом дисковом пространстве обновляется раз в сутки и если вы что-то удалите, это не сразу отобразиться в разделе Мой тариф.
Также посмотреть, сколько дискового пространства доступно на портале и каков ваш вклад в общий объем файлов можно в десктоп-приложении.
Прежде чем собирать экстренное совещание, ругать коллег за нерациональное использование и искать дубликаты файлов, давайте займемся самым простым — очисткой корзины.
Функционал корзины имеется на Общем диске компании и на каждом из личных дисков пользователей. Чтобы перейти в Корзину, необходимо в правом верхнем углу на странице диска нажать выпадающее меню напротив слова «Показать» и выбрать «Корзину».
Администратор портала может собственноручно очистить диски всех пользователей или попросить коллег сделать это самостоятельно.
Чтобы перейти в диск пользователя, необходимо открыть профиль пользователя на портале и в верхнем меню под фамилией и именем выбрать «Мой диск».
Зачастую пользователи забывают о корзинах и регулярного удаления мусорных файлов достаточно для решения проблемы нехватки дискового пространства.
Что же делать, если корзины пусты, а места все еще мало?
Есть другая служебная папка на портале Битрикс24, которая неконтролируемо разрастается и требует более аккуратного подхода при очистке. Это папка «Загруженные файлы».
В эту папку попадают различные служебные файлы, для которых не было определено свое место. Например, файлы прикрепленные к сообщениям в живой ленте, к комментариям, к задачам и т. п.
Эту папку также следует регулярно очищать, но следует помнить, что некоторые из этих файлов могут использоваться в работе и после удаления, станут недоступны, поэтому к данным нужно относиться с осторожностью. Например, удалить все файлы в корзину и подождать неделю, если жалоб на потерянные файлы не поступило — можно очищать и корзину.
Обратите внимание, что папка «Загруженные файлы» также имеется на личном диске пользователя — у каждого своя.
Лучшая экономия места при работе с загруженными файлами — это профилактика и правильное использование возможностей Битрикс24. Прежде чем прикреплять файл к задаче или комментарию, его следует загрузить в одну из рабочих папок на общем или личном диске и выбрать с помощью опции «Найти в Битрикс24». В этом случае файл не попадает в папку загруженных, снижаются шансы потерять нужную информацию или наплодить дубликаты одного файла.
Кроме загружаемых пользователями файлов, есть и другие служебные папки, файлы в которых создает Битрикс24. К ним относятся папки «Файлы из почты», «Телефония — записи звонков» и служебные папки приложений из Маркетплейс. Внимательно проверьте действительно ли вам нужны файлы из этих папок или их уже можно удалить за ненадобностью.
Если вы очистили все ненужные файлы из Корзины и служебных папок, а место все еще занято, значит ваши рабочие файлы занимают действительно большой объем. Здесь поможет только одно средство — внимательно просмотреть файлы и папки загруженные на портал. Возможно, некоторые из них не нужны в облаке и их можно удалить или переместить на локальное хранилище. Также убедитесь, что вы не используете ненужные дубликаты. К примеру, если у каждого сотрудника на личном диске имеется папка с одинаковыми регламентами, шаблонами и т. п., скорее всего имеет смысл вынести такую папку в общий диск, предоставить общий доступ всем заинтересованным сотрудникам и для удобства подключить папку к личному диску. В этом случае папка с файлами будет только одна и дубликаты не будут занимать лишний объем.
В идеальном случае каждый файл на портале должен быть в единственном экземпляре, и это совершенно не сказывается на удобстве работы, т. к. любой файл или папку с общего диска, личного диска кого-то из пользователей или из рабочей группы, можно подключить к своему диску для быстрого и удобного доступа.
Если на вашем портале все файлы — необходимы для работы, а места все еще не хватает, тогда остается только увеличить дисковое пространство для файлов.
Это можно сделать, использовав наш промокод на 5 дополнительных Гб или перейдя на более высокий тариф. Доступное дисковое пространство определяется тарифом и не может быть приобретено отдельно (хотя такая возможность и была раньше).
Бесплатный тариф Проект — 5 Гб.
Тариф Проект+ — 24 Гб.
Тариф Розница + CRM — 24 Гб.
Тариф Команда — 100 Гб.
Тариф Компания — неограничено.
Не забывайте, что оплачивая тариф Битрикс24 в компании ГенКлауд, вы можете получить дополнительную скидку и надежного партнера, который всегда готов помочь.
Совместная работа с файлами и хранение в облаке — неотъемлемые инструменты современной организации работы и повышения эффективности компаний.
Сервис Битрикс24 и компания ГенКлауд помогут в этом!
Просмотры:
Рубрики:
Теги:
Мы предлагаем большой выбор CRM-систем, подробную консультацию и внедрение в компании для оптимизации бизнес-процессов и повышения продаж.
пн–пт 9.00–19.00
© ООО "Генклауд", 2015-2020
DISQUS is active and will be shown in this position.