Как очистить Битрикс24.Диск

С развитием информационных технологий и увеличением скорости доступа в Интернет, компании все больше документов публикуют онлайн, хранят на общих облачных хранилищах, прикрепляют в письмах и заказах.

Битрикс24 выводит работу с документами на новый уровень, интегрируя файловое хранилище с менеджером задач, CRM, чатом и Живой лентой.

Но что же делать, если место на облаке стремительно заканчивается? Как понять, на что же потрачено выделенное пространство и освободить диск?

В последнее время клиенты все чаще задают нам этот вопрос, и мы решили поделиться своим опытом в статье.

Как посмотреть свободное место в Битрикс24

Начнем с анализа проблемы. Посмотреть сколько дискового пространства доступно на вашем тарифном плане и сколько уже занято можно в разделе Мой тариф — Мой Битрикс24. Эта страница доступна только пользователям с правами администратора.

Здесь мы видим краткую статистику:

• Занято базой данных — это объем, который занимает база данных самого портала — комментарии, клиенты, задачи, данные рабочего времени и т. п. Это пространство можно очищать только удаляя информацию из портала, но это редко требуется, т. к. объем базы данных обычно невелик.
• Занято другим — эта цифра обычно значительно выше и как раз обозначает сколько файлов мы храним на портале и какой объем потенциально можно освободить.
• Свободного места — именно за увеличение этой цифры мы и боремся в статье.

Кстати, вы можете получить дополнительные 5 Гб дискового пространства, использовав наш промокод gc-disk. Промокод действует, только если вы еще ни разу не использовали промокоды на вашем портале.

Если на вашем диске еще много места — можно не беспокоиться и продолжать работу. Если же место заканчивается пора заняться очисткой.

Обратите внимание, что информация о занятом дисковом пространстве обновляется раз в сутки и если вы что-то удалите, это не сразу отобразиться в разделе Мой тариф.

Также посмотреть, сколько дискового пространства доступно на портале и каков ваш вклад в общий объем файлов можно в десктоп-приложении.

Очистка корзины

Прежде чем собирать экстренное совещание, ругать коллег за нерациональное использование и искать дубликаты файлов, давайте займемся самым простым — очисткой корзины.

Функционал корзины имеется на Общем диске компании и на каждом из личных дисков пользователей. Чтобы перейти в Корзину, необходимо в правом верхнем углу на странице диска нажать выпадающее меню напротив слова «Показать» и выбрать «Корзину».

Администратор портала может собственноручно очистить диски всех пользователей или попросить коллег сделать это самостоятельно.

Чтобы перейти в диск пользователя, необходимо открыть профиль пользователя на портале и в верхнем меню под фамилией и именем выбрать «Мой диск».

Зачастую пользователи забывают о корзинах и регулярного удаления мусорных файлов достаточно для решения проблемы нехватки дискового пространства.

Очистка служебных папок

Что же делать, если корзины пусты, а места все еще мало?

Есть другая служебная папка на портале Битрикс24, которая неконтролируемо разрастается и требует более аккуратного подхода при очистке. Это папка «Загруженные файлы».

В эту папку попадают различные служебные файлы, для которых не было определено свое место. Например, файлы прикрепленные к сообщениям в живой ленте, к комментариям, к задачам и т. п.

Эту папку также следует регулярно очищать, но следует помнить, что некоторые из этих файлов могут использоваться в работе и после удаления, станут недоступны, поэтому к данным нужно относиться с осторожностью. Например, удалить все файлы в корзину и подождать неделю, если жалоб на потерянные файлы не поступило — можно очищать и корзину.

Обратите внимание, что папка «Загруженные файлы» также имеется на личном диске пользователя — у каждого своя.

Лучшая экономия места при работе с загруженными файлами — это профилактика и правильное использование возможностей Битрикс24. Прежде чем прикреплять файл к задаче или комментарию, его следует загрузить в одну из рабочих папок на общем или личном диске и выбрать с помощью опции «Найти в Битрикс24». В этом случае файл не попадает в папку загруженных, снижаются шансы потерять нужную информацию или наплодить дубликаты одного файла.

Кроме загружаемых пользователями файлов, есть и другие служебные папки, файлы в которых создает Битрикс24. К ним относятся папки «Файлы из почты», «Телефония — записи звонков» и служебные папки приложений из Маркетплейс. Внимательно проверьте действительно ли вам нужны файлы из этих папок или их уже можно удалить за ненадобностью.

Очистка рабочих файлов

Если вы очистили все ненужные файлы из Корзины и служебных папок, а место все еще занято, значит ваши рабочие файлы занимают действительно большой объем. Здесь поможет только одно средство — внимательно просмотреть файлы и папки загруженные на портал. Возможно, некоторые из них не нужны в облаке и их можно удалить или переместить на локальное хранилище. Также убедитесь, что вы не используете ненужные дубликаты. К примеру, если у каждого сотрудника на личном диске имеется папка с одинаковыми регламентами, шаблонами и т. п., скорее всего имеет смысл вынести такую папку в общий диск, предоставить общий доступ всем заинтересованным сотрудникам и для удобства подключить папку к личному диску. В этом случае папка с файлами будет только одна и дубликаты не будут занимать лишний объем.

В идеальном случае каждый файл на портале должен быть в единственном экземпляре, и это совершенно не сказывается на удобстве работы, т. к. любой файл или папку с общего диска, личного диска кого-то из пользователей или из рабочей группы, можно подключить к своему диску для быстрого и удобного доступа.

Увеличение дискового пространства

Если на вашем портале все файлы — необходимы для работы, а места все еще не хватает, тогда остается только увеличить дисковое пространство для файлов.

Это можно сделать, использовав наш промокод на 5 дополнительных Гб или перейдя на более высокий тариф. Доступное дисковое пространство определяется тарифом и не может быть приобретено отдельно (хотя такая возможность и была раньше).

Бесплатный тариф Проект — 5 Гб.
Тариф Проект+ — 24 Гб.
Тариф Розница + CRM — 24 Гб.
Тариф Команда — 100 Гб.
Тариф Компания — неограничено.

Не забывайте, что оплачивая тариф Битрикс24 в компании ГенКлауд, вы можете получить дополнительную скидку и надежного партнера, который всегда готов помочь.

Совместная работа с файлами и хранение в облаке — неотъемлемые инструменты современной организации работы и повышения эффективности компаний.
Сервис Битрикс24 и компания ГенКлауд помогут в этом!