1С и Битрикс24 - сценарии обмена
Прежде, чем определяться с требованиями к программам или переходить к конкретным действиям, давайте сперва выясним, что же нам дает интеграция 1С и Битрикс24, какие сценарии работы мы сможем реализовать, а от чего придется отказаться.
Существует всего две “точки касания” программных продуктов в рамках модуля CRM — синхронизация справочника товаров и двусторонний обмен по счетам.
Синхронизация товаров
Синхронизация товаров 1С в Битрикс24 строго односторонняя. Вся номенклатура ведется полностью на стороне вашей программы 1С и загружается в Битрикс24 при ручном запуске или через определенные промежутки времени, например каждые 10 минут. Можно выбрать какую номенклатуру и группу товаров переносить, но важно учесть несколько особенностей.
1. Модуль обмена не поддерживает характеристики товаров.
В Битрикс24 вы можете перенести наименование позиции, стоимость, ставку НДС. Дополнительные характеристики товаров, которые присутствуют в вашей 1С, не переходят в CRM при интеграции.
Наглядный пример — магазин одежды. Каждая позиция может иметь несколько вариантов по цветам (черный или белый) и размерам (S, M, L, XL). Однако в Битрикс24 все это великолепие товаров не отобразится. Альтернативное решение — заводить отдельную позицию под каждый вариант характеристик.
2. Модуль обмена не поддерживает виды цен.
Если вы ведете в 1С несколько видов цен — розничная, оптовая, закупочная, скидочная, то в Битрикс24 вы сможете загружать только одну из них.
3. Прямая интеграция 1С и Битрикс24 не поддерживает остатки со склада 1С.
Увидеть остатки по складу в вашем Битрикс24 все же можно, но только если у вас имеется сайт на платформе “1С-Битрикс: Управление сайтом” с модулем интернет-магазина, который уже интегрирован с вашей 1С. В таком случае, в Сделке CRM, связанной с интернет-магазином открывается бэк-офис сайта и сам заказ можно формировать в панели управления вашего магазина, где и отображаются остатки. Это достаточно удобный сценарий для тех, у кого уже есть интернет-магазин. Остальным придется смотреть остатки в учетной системе.
Интеграция по выставлению счетов
Второй сценарий, который пользуется большим спросом — интеграция Битрикс24 и 1С по выставленным счетам.
Все просто — когда переговоры с клиентом подошли к самой важной отметке — оплате товаров или услуг, менеджер заходит в CRM и выставляет счет в карточке клиента или в созданной сделке.
При настроенной интеграции, данные счета попадают в 1С в виде “заказа клиента” с определенным статусом (именно поэтому нужна торговая конфигурация 1С и не подходит обычная Бухгалтерия). Если контрагент уже заведен в 1С, то заказ будет закреплен за ним, в противном случае будет создан новый контрагент на основе данных счета. Проверка наличия контрагента происходит по наименованию или ИНН.
Заказы клиента в 1С также имеют несколько статусов, один из которых означает поступление оплаты. Когда бухгалтер (вручную) или клиент-банк (автоматически) привязывает оплату по счету, заказ переводится в нужный статус и 1С сообщает эту информацию в Битрикс24, где статус Счета также изменяется на “оплачен”. Менеджер видит оплату и может спокойно продолжать работу с клиентом.
Важная особенность:
Информация из Битрикс24 в 1С и обратно проходит только в рамках Счета. К примеру, ИНН, КПП, наименование, адрес клиента перейдут в 1С. Любая прочая, не платежная информация — телефоны и email отдельных контактных лиц, адрес дополнительного офиса или склада, ссылка на сайт и ФИО подписантов — ничего этого в 1С не переходит. Синхронизация происходит в рамках счетов, а не контрагентов.
Однако, счет — далеко не единственный документ при работе с клиентами. Договоры, акты, накладные — все эти документы ведутся в учетной системе, в вашей 1С и не переходят в CRM при интеграции. Если работой по их подписанию и закрытию занимаются менеджеры по продажам, то процесс их взаимодействия с бухгалтером или учетной системой необходимо оптимизировать отдельно.
Типовой бизнес-процесс
Указанные особенности интеграции по товарам и счетам сужают спектр доступных для реализации бизнес-процессов и сценариев, тем не менее интеграция служит своей главной задаче — снижению издержек на взаимодействии отдела продаж и бухгалтерии.
В ожидании оплаты менеджеру не нужно постоянно отвлекать бухгалтера или самому проверять в 1С. Он спокойно продолжает работу с другими клиентами, а информация об оплате найдет его сама.
В свою очередь бухгалтер не тратит время на заведение счетов и контрагентов в 1С — они там появляются автоматически. А при наличии интеграции с клиент-банком, процесс выставления счета и получения оплаты и вовсе не требует участия бухгалтера.
Нетиповой бизнес-процесс
Если для вашего бизнес-процесса указанные ограничения являются значительным недостатком, то в таком случае решение следует искать в двух направлениях.
Первое — оптимизация ваших внутренних процессов. Правильное разграничение зон ответственности менеджеров, построение эффективных коммуникаций может свести на нет все недостатки системы. Например, в вашем отделе продаж 8 менеджеров, каждый из которых самостоятельно занимается вопросами отгрузки и подписания документов со своими клиентами. Возможно, эффективность работы повысится, если одного из менеджеров назначить ответственным по логистике, а остальные 7 сосредоточатся на продажах? Тогда каждый сможет работать в своей специализированной программе.
Второй путь — дополнительная настройка системы. Битрикс24 — это инструмент с очень широкими возможностями. Работа с файлами, задачами, бизнес-процессы и множество способов коммуникации помогут реализовать функции, не предусмотренные стандартным функционалом. Счет на оплату, подготовка накладной, акта-сверки, внесение правок в договор — все эти процессы можно автоматизировать на базе простых внутренних заявок. При этом каждый выполняет заявки в удобное время, по каждому вопросу ведется история и вы всегда можете просмотреть общий реестр документов.
Бизнес-процессы в Битрикс24 — это крайне мощный инструмент не только при интеграции с 1С, функционал позволяет решать множество других задач по автоматизации, связанных с взаимодействием между сотрудниками и рутинными операциями. Бизнес-процесс может уведомлять сотрудников, ставить задачи, сохранять файлы в CRM и отправлять письма клиентам — множество дополнительных возможностей для эффективной совместной работы.
Таким образом, интеграция Битрикс24 и 1С имеет некоторые ограничения, в силу особенностей облачных сервисов, но вместе с тем имеет и свои несомненные преимущества.
Стандартная интеграция является вполне применимой, когда оплата счета является одним из завершающих этапов работы менеджера по продажам (заказное производство, продажа IT-решений, наличие логистического отдела), либо процессы после оплаты не требуют учета в 1С (например, большая часть рынка услуг или проектная деятельность).
Дополнительные настройки могут потребоваться компаниям, у которых сильная постоплатная составляющая, требующая учета в 1С — чаще всего работа менеджеров с закрывающими документами или логистическими операциями — отгрузка, заказ транспорта и согласование доставки.
На практике, крайне важным для успешной интеграции является понимание ваших внутренних процессов, того, как сотрудники работают в действительности, а не в инструкциях на бумаге.
В этой статье мы постарались подробно описать доступные пользователям сценарии работы и возможности стандартной интеграции CRM облачного сервиса Битрикс24 и учетных программ 1С.
Требования к программным продуктам для реализации описаны в отдельной статье.
Еще одна статья рассказывает, что нужно делать, если вы решили настроить интеграцию у себя в компании.
Если у вас остались вопросы — вы можете задать их в комментариях ниже или обратиться к нашим менеджерам.
Автоматизируйтесь с легкостью!