Работа с задачами в Битрикс24

В этой статье мы собрали список самых распространенных вопросов по работе с задачами Битрикс24. Теперь не надо мучить техподдержку, большинство ответов вы найдете ниже.

1. Где найти все мои задачи?
2. Можно ли посмотреть все задачи на портале?
3. У кого есть полный доступ ко всем задачам?
4. Массовая смена ответственного сотрудника в задачах.
5. Как сделать экспорт задач в Excel?
6. Прикрепление файлов к задаче.
7. Как оценивать задачи.

1. Где найти все мои задачи?

Для просмотра своих задач в Битрикс24 нужно зайти на страницу «Избранное» – «Задачи» в левом меню портала.

В верхней части на странице задач представлено несколько различных вкладок:

Первые 4 вкладки отображают задачи в зависимости от того, какую роль в них вы выполняете: наблюдатель, ответственный, постановщик или соисполнитель. Вкладки называются соответственно: наблюдаю, делаю, поручил, помогаю.

Кнопка «Избранные» показывает задачи, которые вы отметили звездочкой в правом верхнем углу карточки или в контекстном меню в общем списке. Эта вкладка полезна для быстрого получения доступа к задачам, которые требуют особого внимания и к которым приходится часто обращаться.

Вкладка «Все» по-умолчанию отображает все задачи, в которых вы участвуете в одной из четырех ролей. Однако, на этой вкладке есть расширенный фильтр, который позволяет видеть и чужие задачи в зависимости от ваших прав доступа к порталу.

Кнопка «Проекты» показывает список задач в разрезе отдельных проектов или рабочих групп.

Кнопка «Отчеты» позволяет перейти к странице просмотра и настройки отчетов.

2. Можно ли просмотреть все задачи на портале?

Такую возможность имеет или руководитель компании или администратор, так как лишь они имеют свободный доступ ко всем задачам. Просмотреть задачи в Битрикс 24 можно с помощью расширенного фильтра. Для того чтобы это осуществить, требуется зайти на страницу «Мои задачи», а далее выбрать вкладку «Все». После этого откройте расширенный фильтр, как показано на рисунке:

поставьте галочку в соответствующем пункте «Показать задачи, в которых я не участвую»:

Вкладка «Руковожу» создана специально для руководителей компании, благодаря которой они могут просмотреть все задачи своих подчиненных, даже если они в них явно не указаны.

При переходе на страницу профиля конкретного сотрудника, администратор или руководитель может просмотреть его задачи, нажав одноименный пункт в верхней части профиля.

Последняя ссылка меню «Приложения» открывает страницу Маркетплейс Битрикс 24 с различными приложениями из категории «Задачи». Здесь можно найти полезные дополнения для ведения проектов, учета времени по сотрудникам и построения отчетов.

3. У кого есть полный доступ ко всем задачам?

Просматривать абсолютно все задачи, созданные на портале могут лишь пользователи с правами администратора портала. Они же могут их изменять. Руководящие сотрудники отделов могут просматривать задачи своих подчиненных. Остальные сотрудники могут просматривать задачи в Bitrix24, в которых они явно указаны в одной из ролей.

4. Массовая смена ответственного сотрудника в задачах Битрикс24

Бывают ситуации, когда необходимо сменить ответственного сразу у большого количества задач, например, сотрудник уволился или перешел в другой отдел/проект.

Для решения такой задачи можно воспользоваться расширенным фильтром на вкладке «Все» списка задач и отсортировать задачи по заданному критерию, например, еще не завершенные задачи конкретного сотрудника (завершенные можно не передавать).

После этого нужно указать галочкой задачи, которые будут переданы, и в выпадающем списке общих действий под таблицей задач выбрать пункт «Сменить ответственного».

Совет: Есть три способа выбирать задачи: галочка напротив каждой задачи отмечает конкретную задачу, галочка вверху таблицы на синей шапке позволяет отметить все задачи на текущей странице, галочка «Для всех» под таблицей выбирает все задачи, в том числе и на других страницах, если на одной все не поместились.

Массовую смену задач может осуществлять лишь администратор или тот, кто эти задачи поставил. Для удобства остальных сотрудников существует функция делегирования задач в Битрикс24 (доступна в карточке конкретной задачи).

Совет: кнопка общих действий под таблицей – это в целом очень удобная функция портала. Аналогичным образом можно массово сменить ответственного в делах или лидах CRM или, например, сдвинуть крайний срок сразу у нескольких задач.

5. Как осуществить экспорт списка задач в Excel?

Экспортировать задачи из Битрикс24 в Excel не трудно. Достаточно воспользоваться уже известным нам расширенным фильтром на вкладке «Все», в нижней части которого есть соответствующая функция. Задачи предварительно можно отфильтровать по заданным критериям, чтобы не пришлось потом чистить список в Excel.

6. Прикрепление файлов к задаче

Cуществуют разные способы, позволяющие прикрепить файлы к задаче:

Воспользоваться ссылкой «Загрузить документы» под полем с описанием задачи при ее постановке.

Файл можно загрузить с локального компьютера, с внешнего облачного хранилища, прикрепить уже существующий на портале файл или создать новый документ прямо через Битрикс24.

Прикрепить файл, редактируя какую-либо задачу, при наличии прав на изменение задачи.

Любой сотрудник, имеющий доступ к задаче (указанный в одной из ролей или руководитель ответственного) может прикрепить файл в комментариях к задаче

7. Как поставить оценку по задаче?

Задаче можно поставить только положительную или отрицательную оценку, либо оставить совсем без оценки. Чтобы это сделать, нужно перейти в саму задачу, на правой панели которой есть соответствующий пункт.

Также можно оценить задачу непосредственно в списке задач:

Битрикс24 сразу уведомит ответственного об оценке, а поругать или похвалить сотрудника можно здесь же в комментариях к задаче. Кроме выражения мнения постановщика оценки могут использоваться в фильтрах и в отчете по эффективности, в котором указывается процент задач сотрудника с положительной оценкой.