Бизнес-процессы в Битрикс24 - что, как и зачем?

Начнем, как всегда с определений. Бизнес-процесс можно рассматривать с двух точек зрения - общепринятое определение из мира бизнес-аналитики и конкретный функционал в Битрикс24.

Бизнес-процесс - это набор взаимосвязанных, структурированных действий или задач, направленных на создание конкретного продукта или услуги, удовлетворяющих конкретную потребность клиента.

Бизнес-процесс может быть разбит на подпроцессы, результат которых вносит вклад в достижении задачи главного процесса.

Бизнес-процесс может быть описан в виде блок-схемы, отображающей конкретные действия, точки принятия решений.

Бизнес-процессы в Битрикс24 - это функционал, который позволяет организовать бизнес-процессы компании, внутренний документооборот и просто автоматизировать различные действия на портале (постановка задач, рассылка уведомлений, изменение полей документа и прав доступа).

Модуль “Бизнес-процессы” - это универсальный инструмент, который позволяет работать с самой разной информацией на портале - файлы, задачи, живая лента, элементы CRM, универсальные списки.

В дальнейшем, чтобы отличать эти два понятия, мы будем добавлять “функционал” или “модуль” при использовании второго определения.

Правильно построенные бизнес-процессы увеличивают ценность для потребителя и повышают рентабельность бизнеса, за счет структурирования и регламентации действий направленных на создание ценности, и исключения необязательных, “лишних” активностей.

Если говорить более конкретно, то бизнес-процессы в Bitrix24 позволяют:

• регламентировать действия сотрудников - не нужно искать инструкции и вспоминать, кто и что должен делать - все задачи и уведомления автоматически появляются у ответственных в нужный срок.
• автоматизация повторяющихся действий и ручной работы поможет избавиться от рутины и освободить время для важных дел. В качестве бонуса - позволяет избежать ошибок “человеческого фактора”.
• повышение эффективности коммуникаций - вместо переписки в почте и телефонных звонков, бегания по отделам с листом бумаги, поиска и согласования последней версии документа - вся необходимая информация автоматически передается ответственным на нужном этапе, а вся история прохождения документа видна в самом процессе.
• учет документов и заявок - вам не нужно вспоминать, оформил ли сотрудник заявку на отпуск и кто заказывал курьера - все документы хранятся в едином реестре, со сроками, суммами, ответственными и т.д.

Если в организации наблюдаются симптомы ненужной ручной работы, отсутствия контроля и повторения примитивных операций, значит пора задумать об автоматизации на базе функционала бизнес-процессов в Bitrix24.

Для того, чтобы правильно настроить бизнес-процесс необходимо знание двух составляющих: самого бизнес-процесса и возможностей IT-платформы, на которой он будет реализован.

Рассказывать клиенту все возможности IT-решений - в нашем случае модуля бизнес-процессов в Битрикс24 - задача бессмысленная, т.к. клиенту эти знания никогда не пригодятся. Поэтому в мире бизнес-аналитики гораздо чаще клиент рассказывает о своей работе, а консультанты по конкретному продукту продумывают функционал и предлагают реализацию задач.

Несложные бизнес-процессы можно описать в свободной форме своими словами - взял здесь, указал то, передал туда.

Но существуют и общепринятые методики, так называемые нотации описания бизнес-процессов.

Существует множество нотаций, применяемых для моделирования бизнес-процессов, например:

BPMN — функциональная последовательность работ;

EPC — событийная последовательность работ;

IDEF0 — логическая последовательность работ.

Одним из методов анализа текущей деятельности организации является составление модели бизнес-процесса «как есть» (англ. as is). После этого модель бизнес-процесса подвергается критическому анализу совместно с профессиональными консультантами и с учетом технической платформы, на которой процессы будут реализованы. По результатам анализа формируется модель бизнес-процесса «как должно быть» (англ. to be), план внедрения и техническое задание.

Описанный в одной из нотаций бизнес-процесс гораздо проще в понимании и для специалиста по настройке и для клиента. В процессе описания, выявляется множество неоптимальных путей прохождения процесса, слабых мест, лишних операций.

Поэтому мы настоятельно рекомендуем подробно описывать текущие бизнес-процессы, если и не в одной из нотаций, то хотя бы просто на бумаге.

Подробное описание не только пригодится при постановке задачи подрядчику, но и раскроет глаза на мир руководству компании.

Теперь, когда вы описали ситуацию в компании, выявили слабые звенья и определили точки роста, можно приступать к настройке.

Функционал бизнес-процессов является одним из самых сложных в Битрикс24, все по тем же причинам - т.к. опыт реализации и знание возможностей дизайнера бизнес-процессов могут сыграть ключевую роль в оптимизации процессов и помогут избежать ошибок.

Если вы все же решились настроить бизнес-процесс самостоятельно, тогда читайте нашу следующую статью - как настроить бизнес-процесс в Битрикс24.